Dual track Agile & OKRs

ยังจำ Agile Principle ข้อ 5 ได้ใช่ไหมครับ

5. Build project around motivated individuals. Give them environment and support they need, and trust them to get the job done.

วันนี้อยากมาแชร์เรื่องการสร้างสภาพแวดล้อมให้เกิดเป็นกระแสลมอ่อนๆ ล้อมรอบองค์กรและทีม

ถ้าเราจะพูดถึง Motivation แรงจูงในการทำงาน แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทด้วยกัน

1. Extrinsic motivation : แรงจูงใจภายนอกที่ทำให้เรารู้สีกดี ผมขอเรียกว่าแรงจูงใจระยะสั้นแล้วกันนะครับ

ยกตัวอย่างเช่น

- เงินเดือน

- เงิน incentive

- วันลาพักร้อน

- คำชมเชยในที่สาธารณะ, Email ชมเชย

- รางวัล เช่น รางวัลพนักงานดีเด่น 

- โบนัส

2. Intrinsic motivation : แรงจูงใจภายในที่ช่วย Drive เราจากภายในตัวเราเองหรือทีม เป็นแรงจูงใจในระยะยาวเป็นพลังงานอ่อนๆๆ แต่ต้องการตลอด อันนี้แหละครับ ยากที่จะทำให้มันเกิดขี้น มันคือ Purpose ที่เราอยากไปทำงานในทุกๆเช้า มันมีความหมายกับตัวเรายังไง ทำไมเราถึงต้องพยายามทำให้มันสำเร็จ จะว่าไปมันคล้ายๆกับ meaning of life อารมณ์ประมาณนั้น 

ถ้าเปรียบเทียบกันง่ายๆเพื่อให้เห็นภาพ อันนี้ผมลอง Mapping จาก Science of happiness ได้ผมได้ฟังจาก Podcast อาจารย์นภดล นะครับ ที่อาจารย์แชร์ให้ฟังเค้าบอกว่าความสุขของมนุษย์ถ้าทำเป็น Rate Scale 0-10 ตัวเลขความสุขโดยเฉลี่ยของคนทั่วไปจะอยู่ที่ 7 หมายความว่าอะไรครับ 3 หายไปไหน แล้วมันจะครบ 10 เมื่อไร?

เค้าบอกว่า...

โดยปกติแล้วความสุขของเราทั่วไปจะอยู่ที่ 7 พอเราได้สิ่งของที่เราอยากได้ ความสุขเราจะพุ่งไปอยู่ที่ 10

พอผ่านไปสักช่วงเวลาหนึ่ง ตัวเลขความสุขเราจะลดกลับลงมาที่ 7 อีกครั้ง ให้ลองคิดตามกลับชีวิตของเรานะครับว่าใช่ไหม

พอเล่ามาถึงตอนนี้ทุกคนน่าจะมีคำถามในหัวว่า..เงินไง..ถ้าเรามีเงินเยอะช่วยให้เรามีความสุขได้มากขึ้นเพราะเราอยากได้อะไรเราก็ซื้อได้ แล้วเราก็จะมีความสุขตลอดเวลา ใช่เลยครับ...อาจารย์ก็บอกว่าใช่ครับ จากงานวิจัยเงินจะช่วยเราได้แต่ประมาณนึง ผลจะได้ว่ามีถ้ามีรายได้เกินกว่า 75,000$ ต่อปี ความสุขที่เงินจะช่วยได้จะน้อยลงมาก ตัวอย่างคือมหาเศรษฐีอย่าง บิล เกตส์ วอเร็น บัฟเฟตต์ และ ออเตก้า (เจ้าของ Zara) เค้าก็ยังมีความทุกข์ ไม่ได้มีความสุขเต็ม 10 ตลอดเวลา

แล้วคำถามก็มาอีกว่าแล้วมนุษย์เราจะมีความสุขยั่งยืนได้อย่างไร ที่มันยาวนานกว่าการใช้เงินซื้อสิ่งของที่อยากได้ ผลการวิจัยก็บอกว่าให้เราลงทุนหรือใช้เงินของเรานี่แหละ ลงทุนไปกับประสบการณ์ เช่น ไปเที่ยวกับครอบครัว ไปเที่ยวกับคนรัก ลองจินตนาการตามนะครับ ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้ให้มองย้อนกลับไปช่วงเวลาที่เราไปเที่ยวกับคนรักหรือครอบครัวเรา เป็นไงครับความสุขพุ่งจาก 7 มาหยุดอยู่ที่เท่าไร นี่แหละครับความสุขที่ได้จากประสบการณ์ ลองนึกย้อนกลับไปนะครับว่าของที่เราซื้อมาเมื่อ ปีที่แล้ว เช่น โทรศัพท์ รถยนต์ บ้าน ระดับความสุขเราพุ่งขึ้นไปหรือเปล่า

จากที่ผมเล่ามา อยากจะบอกว่า Extrinsic Motivation ที่เราได้มันเป็นแรงจูงใจระยะสั้น แต่ตัว Intrinsic motivation เป็นความสุขที่ได้จากประสบการณ์ ผมว่าเราทุกคนมีช่วงเวลาที่ทำงานหนักทำดึกมากๆบางครั้งโปรเจคมันเร่ง ต้องเข้ามาทำงานวันเสาร์ อาทิตย์ ช่วงเวลานั้นถ้าเราเข้ามาทำงานพร้อมกับเพื่อน แล้วเราไม่ได้รู้สึกทุกข์ใจไปกับมัน เราได้มาแชร์ความเหนื่อยยาก ทุกคนสละเวลาส่วนตัวมาช่วยกันทำเป้าหมายบางอย่างร่วมกันให้สำเร็จ นั่นแหละครับเราได้สัมผัสถึง Intrinsic motivation แล้ว

บริษัทที่สร้างสภาพแวดล้อมให้เกิด Intrinsic Motivation ได้ดีเราจะเห็นบริษัทที่ประสบความสำเร็จด้านนวัตกรรมใหม่ออกมาเสมอ ถ้าผมพูดชื่อไปทุกท่านคงร้องอ๋อ 

Google

Netflix

Spotify 

ผมอยากเล่าเรื่องการสร้างสภาพแวดล้อมของ Google ให้ฟัง นั่นคือ OKRs (Objective and key results)

Google ไม่ได้ใช้ Agile หรือ Scrum แต่ตัว Drive ของ Google ที่เป็นแรงผลักดันหลัก ก็คือ OKRs นี้แหละครับ

(ข้อมูล OKRs ของ Google ทั้งหมดได้จาก Nopadol's story podcast นะครับ)

OKRs Google

พนักงาน Google แบ่งงานทั้งปี 100% ให้เป็น Propotion 

70:20:10 งานหลัก : Support หน่วยงานอื่น : Self Development/Improvement

OKRs จะตั้งเป็นรายไตรมาสโดยที่แบ่งเป็น
5 Objective with 4 Key results

หลักการในการตั้ง OKRs คือ FACTS
- Focus : มุ่งเน้น
- Align : สอดคล้องระดับบน ระดับหน่วยงาน
- Commit : ทุกคนต้อง Commitment เพราะตั้งเอง
- Track : ติดตามความก้าวหน้า
- Stress : ยากแต่เป็นไปได้

วิธีการก็จะเริ่มจากการทำ ระดับบน (CEO), ระดับทีม, ระดับพนักงาน(รายบุคคล)
และมีการ Track ราย Weekly, Monthly เรียกว่า Check-In
.
ความว่ายากหรือง่ายของ Google คือ ถ้าตั้งแล้ว Reach key result 100% ถือว่าง่ายไป reach 60-70% คือกำลังดี 

.

ถ้าตั้งไปแล้วพบว่าทำไม่ได้เลย สามารถยกเลิกได้ไหม Google บอกว่ายกเลิกได้ Be flexible แต่ยกเลิกแล้วคุณได้เรียนรู้อะไรจากมันไหม....แล้วจะไป apply กับการตั้งครั้งหน้าได้อย่างไรบ้าง

การให้ Grading ของ Objective ที่ตั้ง โดยจะทำการทำ Grading ทุกๆต้นไตรมาส หัวใจของการหา Grading คือขบวนการเรียนรู้ ไม่ใช้ Performance review

1. Grading = Total KRs / No.Krs 

Sweet spot ของคะแนนจะอยู่ที่ 0.7-0.8 นี่คือเป็นคะแนนที่ตั้งเป้าหมายได้ไม่ง่ายเกินไป 

ถ้าสมมุติว่าคะแนนออกมาเท่ากับ 1 แสดงว่า Objective ที่ตั้งไม่มีความท้าทายเพียงพอ

สิ่งที่สำคัญนอกเหนือจาก OKRs ก็คือ CFR นี่แหละครับ เป็นกระบวนการสร้างสภาพแวดล้อมที่สำคัญ (นี่คือ Agile Principle ข้อ 12 Reflect and adjust)

CFR - Conversation, Feedback, Recognition

C - Conversation กระบวนการสนทนา

คุยกันเรื่องอะไรบ้างระหว่างหัวหน้างานกับลูกน้อง

Goal Setting, 1 on 1, Reflect, Coaching

เป้าหมายที่ตั้งไว้เป็นอย่างไรบ้าง ทำได้ถึงไหนแล้ว ต้องการ Support อะไรไหม, พูดถึงเรื่องการพัฒนาต่างๆ และ reflect ระหว่างหัวหน้าลูกน้อง ลูกน้องก็สามารถ Reflect การทำงานของหัวหน้าได้เช่นกัน

รวมถึงเป็น 2 way Coaching ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง, Career Growth

Google เรียกว่า light weight performance review

Google มีรูปแบบ conversation อยู่3 อย่าง
1. Annual performance review 2 ครั้ง (ความสำเร็จและพฤติกรรมต่าง)
2. OKRs Check in - ระดับ Company, Team, Individual
3. Monthly Performance Checkin 

• Career development 
• Coaching 
• Personal issues เช่น ทำงานหนักไปไหม ออกกำลังกายบ้างหรือเปล่า work life balance เป็นยังไง 

F - Feedback 

Google แบ่งการ Feedback ที่ใช้ในองค์กรเป็น 4 ประเภท
1. Online
2. Offline
3. 360 Feedback
4. Cross functional support

ยกตัวอย่างเช่น
- Google guides engagement survey ทั้งบริษัท
- 360 degree Feedback : Peer to peer : กับเพื่อนๆร่วมงาน
- Annual upward feedback survey: ลูกน้อง feedback หัวหน้า

การให้ feedback 4 แบบด้วยกัน Google เน้นเรื่อง Positive Feedback

Negative
No only : ด่าอย่างเดียว
No because : คุณแย่ เพราะว่า.....

Positive
Yes but : มีสิ่งที่คุณทำได้ดีนะ แต่....
Yes because : คุณทำได้ดีแล้ว ถ้าคุณทำแบบนี้จะเพิ่ม.....


R - Recognition
- Peer to peer (เพื่อให้การยอมรับ)  เพื่อนให้รางวัลเพื่อน
- Sharing success story (Culture) : Event  : TGIF, TGIAF (Asia), Celebrating Accomplishment ในสัปดาห์ 

Google มีแนวคิดที่ว่า Reward is unfairly คนเก่งควรถูก celebrate และได้รับ Reward

(อันนี้เหมือนแนวคิดของ Ray Dalio ที่ Recognition จากความสามารถนิยม)

Recognition program : Google pay for performance program
Spot bonus : Manager เป็นคนให้ Reward employees โดย Personalize reward ตามสิ่งที่พนักงานชอบ
No name program: การ Recognize เป็นกลุ่ม
Peer bonus : เพื่อนให้ Bonus เพื่อน ที่ทำงานได้ดี โดย Google เตรียมเงินไว้ให้ 175$
Kudo : Peer to Peer recognition program เพื่อนให้เป็นแต้ม คนที่ได้แต้มเอาไปใช้ใน google store ได้


Manager ที่ดี 10 ข้อ Criteria ที่ Google ตั้ง

1. Coach ที่ดี Mentor/Suportive เป็นที่น่านับถือ 
2. ไม่ Micro manage 
3. Showing concern for success and wellbeing : เป็นห่วงเป็นใยความสำเร็จและความเป็นอยู่
4. Result oriented : ผลลัพธ์ต้องได้ ไม่ใช่ใจดีอย่างเดียว 
5. Listening/share information ผู้ฟังที่ดี 
6. Support career development และ discuss ลูกน้อง 
7. Vision ชัดเจน มองการไกล บอกทิศทางทีมได้ 
8. Technical skill ก็ได้ด้วย
9. Collborate สนใจทีมรอบข้างด้วย
10. กล้าตัดสินใจ 

Google ใช้ CFR เสมอ เรียกว่า Continuous Performance Management

ระบบการประเมินผล Performance Review Process 2ครั้ง/ปี
- พนักงานทุกคนต้องทำ Self assessment (เกี่ยวกับ OKRs ตรงนี้แหละ) และ OKRs ต้องท้าทาย

การให้คะแนน Performance evaluation rating ของ google เป็นทศนิยมได้
1: Unsatisfactory
2: Improvement need
3: Meet expectation
4: Exceed expectation
5: Extremely exceed expectation
6: Superb
- ถ้า Exceed expectation 2 รอบ มีสิทธิ์ nominated promote ได้

Google ก็มีการ Calibration Process เพื่อป้องกันลูกน้องเธอลูกน้องฉัน โดยมีการ Calibration by group of managers

• Promote 
• Salary 
• Bonus 

คนที่จะได้รับการ Promote นอกจากเก่งในแผนกตัวเองก็ต้องมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับแผนกอื่นด้วยถึงมี Process การ Calibrate ขึ้นมา เพราะ OKRs ของ Google ต้อง Alignment ทั้งแนวตั้งและแนวนอน (Collaboration)

Performance Review Process ก็จะจัดคนละวัน เพื่อให้พนักงานฟัง Feedback improvement กับเรื่องผลประโยชน์เรื่องเงินแยกจากกัน ถ้าอยู่วันเดียวกันพอได้ฟังเรื่องเงินแล้วสมองอาจจะไม่พร้อมรับ Feedback
- 1:1 Performance feedback
- 1:1 Compensation & promotion feedback


วิธีการสร้าง culture ให้ OKRs&CFR ประสบความสำเร็จ 
- Psychological safety สร้างวัฒนธรรมที่ทำให้ปลอดภัยต่อความล้มเหลว
- Depend ability สามารถทำสำเร็จตรงตาม Standard Google ให้ได้
- Structured ทีมเมมเบอร์ต้องมีบทบาทและ Role ที่ชัดเจน
- Meaning ทำในสิ่งที่สำคัญ
- Impact ส่งผลอย่างมากในบริษัท ทำในสิ่งสำคัญ 10x (ผลลัพธ์ 10 เท่า) 

ถ้าบริษัท หรือ องค์กร ต้องการให้เกิด Catalyst ให้เกิดการเปลี่ยนแปลง Business Agility ผมแนะนำให้ Adopt Agile และ OKRs ไปปรับใช้ในองค์กรครับ เพราะเรามองว่าคนคือ People ไม่ใช่ Resource