เทคนิคการทำ Retrospective ฉบับพร้อมใช้งาน

Retrospective แปลแบบเข้าใจง่ายที่สุดคือการทำ Feedback loop ของทีม โดยมี Scrum Master เป็นคนช่วยทำ Facilitate

จุดประสงค์

• เพื่อให้ทีม Reflect ถึงการทำงานใน Sprint ที่ผ่านมาและช่วยกันคิดว่าสามารถปรับปรุงอะไรให้ดีขึ้น
• ประชุมทีมร่วมกันเพื่อลองปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดีขึ้น
• ระบาย เปิดใจ และรับฟังเพื่อนในทีม
• ให้กำลังใจซึ่งกันและกันภายในทีม

สภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับทำ Retrospective

• ควรจะมีเฉพาะคนที่ทำงานภายในทีมเท่านั้น เหตุผลคือต้องการให้เกิด Psychological safe ทางด้านสภาพจิตใจ ซึ่งเป็นเหตุผลหลักที่ว่าไม่ควรจะมีหัวหน้างานของคนในทีมเข้าร่วม
• สภาพห้องควรจะเป็นรูปแบบปิด
• เตรียมอุปกรณ์ที่จะทำ Retrospective ให้พร้อม

เวลาที่ใช้ในการทำ Retrospective

• ไม่ควรเกิน 1.30 ชั่วโมง (ห้ามเกินนะครับ)

Retrospective มีอยู่  5 Stage ด้วยกัน

1. Set Stage (ประมาณ 15 นาที)

• เกมส์อะไรก็ได้ที่ทำให้ทุกคนผ่อนคลาย, เคลียร์หัวสมอง, สนุก พร้อมที่แสดงความคิดเห็น
• ความคิดสร้างสรรค์จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อไม่เครียด เห็นด้วยไหมครับ ไม่งั้นอัลเบิร์ต ไอสไตน์คงไม่โดนแอปเปิ้ลหล่นใส่หัว

2. Gather Data (ประมาณ 30 นาที)

• ให้ทุกคนเขียน Post-It อธิบายในมุมของตัวเองในเรื่องนั้นๆ อย่างน้อยคนละ 1 ใบ
• Scrum Master ถามทุกคนให้แสดงความคิดเห็นใน Post-It ของตัวเอง

3. Generating Insight (ประมาณ 20 นาที)

• ทำ Categorization Post-It หรือที่เราเรียกว่า Grouping กลุ่มของปัญหา
• Scrum Master อธิบายปัญหาแต่ละกลุ่ม
• ให้ทุกคนในทีมทำการ Dot Vote เพื่อเลือก 1-2 ปัญหาเพื่อไปหาแนวทางการแก้ไขปัญหา ที่ต้องให้เลือกแค่ 1-2 ปัญหาเพราะว่า 1 Sprint (2 สัปดาห์) ทีมพยายามจะปรับปรุงสัก 1 เรื่องก็ถือว่าเก่งมากแล้วครับ

4. Decide What to do (ประมาณ 20 นาที)

• สมาชิกในทีมช่วยกันคิดวิธีการแก้ไขปัญหา อาจจะเป็น Post-It หรือออกไปเขียนแนวทางการแก้ไขปัญหาบนกระดานก็ได้ครับ
• หลังจากนั้นอาจจะมีการลงความเห็น หรือถ้าทุกคนเห็นร่วมกันก็ง่ายเลยครับ
• มีหลาย Solutions ต่อ 1 ปัญหาที่อยาก Improvement ได้นะครับ แต่ไม่แนะนำให้เกิน 3 Solution

(Stage 2-4 ควรใช้เวลาประมาณ 1 ชม เวลาแต่ละ Stage เปลี่ยนได้ตามเกมส์ที่เลือกมาทำ Retrospective)

(Stage 2-4 นี่คือหัวใจของ Retrospective แต่ละครั้ง Scrum Master ต้องสังเกตใน Sprint ที่ผ่านมาว่า Team ควรจะมีการปรับปรุงในเรื่องอะไร เช่น ความสัมพันธ์ภายในทีม, Teamwork, User stories, Task, Ceremonies ไหนที่มีปัญหา เป็นต้น)

5. Close stage (ประมาณ 5 นาที)

• สรุปเรื่องที่จะลอง Improve ใน Sprint หน้า เช่น Action ที่ใครต้องไปทำอะไรบ้าง 
• Scrum Master กล่าวขอบคุณทุกคนที่เปิดใจ และเน้นย้ำความสำคัญของการทำ Retrospective

มาลองเริ่มทำ Retrospective กันเลย...

สถานการณ์ Sprint ที่ผ่านมาปกติดี มีงานไม่เสร็จ 1 User Story

• ทีมมีข้อผิดพลาดอะไรบางอย่างนิดหน่อยเช่นงานไม่เสร็จ หรือคนในทีมป่วยเยอะ เลือก 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed For) 

1. Set Stage

• ให้ทุกคนในทีมคิดว่าตัวเองคือตัวละครอะไรใน Marvel/DC วาดรูปหรือเขียนชื่อตัวละคร ให้เวลา 5 นาที
• หลังจากที่ทุกคนเขียนเสร็จก็ออกไปแปะที่ผนัง
• Scrum Master ก็จะไล่อ่าน Post-It ทีละใบ และถามเจ้าของ Post-It ใบนั้นๆ ว่าทำไมถึงเลือกตัวละครนี้ เพราะอะไร
• คิดตามนะครับ Theme มันก็จะออกแนวสนุก เฮฮา ไม่เครียด ถ้ารักษา Mood & Tone ในห้องได้แบบนี้ แสดงว่า Set stage มาถูกทางแล้วครับ
• ไม่ควรใช้เวลาเกิน 15 นาทีนะครับ มีสิ่งที่สำคัญต่อจาก Stage นี้อีกเยอะ

2. Gather Data

• นึกภาพตามนะครับ หากระดานใหญ่ หรือ Whiteboard แบ่งออกเป็น 4 เลน (Swim lane)

          Liked, Learned, Lacked, Longed For

• เริ่มที่ละ Lane นะครับ เริ่มจาก Lane แรกก่อน ให้สมาชิกทุกคนเขียน Post-It อย่างน้อย 1 ใบที่เรารู้สึก Liked ใน Sprint ที่ผ่านมา
• ให้เวลาคิด....เมื่อเขียน Post-It เสร็จแล้วให้ออกมาแปะให้อยู่ใน Lane แรก
• เมื่อทุกคนเขียนครบหมดแล้ว Scrum Master ก็จะไล่ถามทุกคนให้แสดงความเห็นจาก Post-It ที่เขียนมา
• วนทำอย่างนี้ซ้ำใน Lane ต่อๆไป คือ Learned, Lacked, Longed For

3. Generating Insight

• Lane Lacked คือปัญหาใน Sprint ที่ผ่านมาครับ ให้ Scrum Master จัดกลุ่มของปัญหาและถามความเห็นทีมว่า มีใครไม่เห็นด้วยอยากปรับหรือเพิ่มเติมอะไรไหม
• Scrum Master ทวนกลุ่มของปัญหา สมมุติว่ามี 3 กลุ่ม เช่น งานเสร็จไม่ทันใน Sprint, Requirement ไม่ชัดเจน, คนในทีมป่วยกันเยอะ
• ทุกคนมา Dot Vote บนปัญหาแต่ละกลุ่ม อาจจะมีคนละ 3-5 Dot
• Scrum Master จะประกาศว่าปัญหาไหนที่สมาชิกลงคะแนนเสียงเยอะสุดแปลว่าต้องการให้ปรับปรุงหรือหาทางแก้ไขใน Sprint หน้า

4. Decide, What to do

• สมาชิกทุกคนช่วยกันคิดวิธีการแก้ไขปัญหา
• อาจจะมีการ Dot Vote อีกครั้งหรือเลือกวิธีการแก้ไขปัญหาทั้งหมดเลยก็ได้ครับ (ไม่ควรเกิน 3 ข้อ)

5. Close stage

• Scrum Master สรุปปัญหาและวิธีแก้ปัญหา
• ทีมงานควรจะนำผลการ Retrospective ไปแปะหรือเขียนไว้ที่ Physical Board จะได้ย้ำเตือนอยู่เสมอเมื่อ Daily Standup
• กล่าวปิด Retrospective

Concept ของ Retrospective มีแค่นี้จริงๆครับ แต่ทรงพลังมาก ขอแค่ให้สังเกตสถานการณ์ของทีมคุณให้พบและจะได้เลือก Theme ของ Retrospective ได้ถูก 

คันตรงไหน เกาตรงนั้นครับ มันถึงจะหายคัน!!!